To Do を付箋で管理し仕事を効率的にこなす方法

 

私が仕事で工夫する二つのアイテム

・卓上カレンダー

・付箋(カレンダー用には小さめのもの)

私が仕事上で工夫していることは、一日中目に付くように卓上カレンダーを利用することと、付箋を多用することです。

一番に卓上カレンダーではなければならない理由としては、手帳だと持ち運びがよいのですが、手にとって開かない限りは見ないからです。

そのため、私はデスクに座っているとき、ふとすぐ目につくように卓上カレンダーをお勧めします。

付箋は、様々な種類があるため、用途によって使い分けています。

 

二つを組み合わせ使いこなす

卓上カレンダーには、小さめの付箋を利用しています。

そのままカレンダーへ記入してしまうと、後から変更が入ったときに、修正テープや修正ペンを使用しなければならないため、汚くなってしまうのが気になるためです。

そのため、小さな付箋に予定を書き、貼り付けています。

 

付箋にしておく事で、予定が変更になった際には貼りなおしが効きますし、もしも予定がなくなってもカレンダー自体には何も書いていないので綺麗なままになります。

また、付箋の色分けによって訪問先の統一化を図ったり、社内のことには同じ付箋を使ったりと工夫しています。

 

To Doを確認する

次に、突発的な事柄や直近のTo Doは、さっとすぐにわかるように大きな付箋を利用します。

今日までにやらなくてはいけないこと、明日までにやらなくてはいけないことなどは、カレンダーの一番上にポンと貼り付けておき、いつでも目に留まるようにしています。

そうすることで、これを直近で早めに終わらせなければならないのだ、とわかることができるからです。

 

メモ帳の代わりとしても使用できる

また、ぱっと思いついたことも、書き留めておくようにしています。

あとから、なんだっけ、何やらなくちゃいけなんだろう、と思い出すのは時間の無駄だからです。

そのため、やるやらないにせよ、その時はとにかくメモを残しておき、後で判断するようにします。

こうすることで時間の効率化が図れます。

それから、後で焦ることもなくなります。

 

上記の手段は私が実践していることですが、実際に、先輩方は手帳型のカレンダーを使用しており、よくミスをしています。

予定を忘れていたり、間違った行動をしたりしています。

手帳を一日のうちよく開いたり見たりする人や客先では手帳が重宝しますが、結局社内でやること(しなければならないこと)の方が多いので、手帳に記入したものを後で、卓上カレンダーに移した方がミスが減ると考えています。

人は一日に何度もそのことについて触れないと忘れてしまうことが多いので、メモに残して、自分自身の助けにするのが仕事の効率をあげることだと考えています。

是非実践してみてください。

 

お読み頂きありがとうございました。

 

 COMMENT

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

関連記事

女性がデスクワークで資料を用い仕事を円滑に行う為の整理整頓術!

会議の席で役立つ「決断を下さない」というテクニックとフォローの方法

新規開拓営業で成績を向上する方法

女性が事務の仕事場で気遣いのできる人になる方法

どんなに忙しくても必ず机上は片付けろ!デスクワークの整理整頓術

休憩時間のコミュニケーションで仕事の作業効率を高める方法