整理整頓は仕事の基本と言うと、恐らくそんなことは誰でも知っていることと一蹴されると思います。
かくいう私も机の上は勿論、机の中も綺麗に整理をして整理整頓を自負しておりまた。
確かに見た目をきれいにするだけでも気分が良いし、机の上も広く使えて効率的に仕事をできますが、私が言っているのは単に綺麗にするということだけではありません。
整理整頓の基本は「捨てる」
まず、整理の基本は捨てるということを理解することです。
私がそれを正しく知ったのは、当時、中堅社員として仕事に追われていたころです。
大阪から転勤してきた同僚が、朝会社に着くと更衣室にもいかず、机の中から事務服を出し上着とカバンを机の中にしまい込むところを見てしまいました。
この時、何故書類等を机に入れないのかと疑問を抱いた時に、整理整頓についてより改善しなくてはと思い始めました。
同僚にそれについて聞いてみると、大概のものはPCの中に保存出来るし、紙で見たいものは担当部署で保管してあるので、個人が紙ベースで保管するのは最低限で十分だから机はほとんど空状態ということでした。
それを聞いて、自分も机の中にある書類の棚卸を実践してみると、不用と思われるものが出るわ出るわで、結局自分が立ち歩かずに済むように身の回りに置いていただけでした。
よく考えてみると事務用品も同様で。頻繁に使用するものはペン（3色）、付箋、印程度があれば充分で、残りの資料等は保管場所が明確になっていれば問題なかったのです。
この机の整理のより産まれたメリットは
机の整理のメリット
１．机の中には最新の資料などよく使う物を入れ、すぐに出し対応出来るようにする。
２．机以外に保管された資料の保管場所を理解しているので、短時間で資料の閲覧ができるでした。
個人の机の話を例に挙げましたが、実は事務所全体にこれと同じことが言えるのです。
事務用ロッカーに保存してある資料はいつまで保管が必要かを明示しておかないと半永久的に眠ってしまい、事務用ロッカーの場所を占領してしまい、無駄にスペースを取ってしまいます。
定期的な棚卸が大事
ちなみに私が責任者として担当した部署では、着任時に必ず事務用ロッカーの中身を出させて棚卸をさせていました。
初期のころは書庫一杯にあった資料のほぼ半分がごみとなって処分される運命でしたので、書類の定期的棚卸は必須です。
さて、整理は捨てるのが良いというお話をさせて頂きましたが、整頓はと言うと「定位置・定量」が重要です。
・定位置とは
定位置とは、保管場所を明示し保管するということです。
明示をしておかないと意志の弱い私などはいくら決めても守れるのは初めのうちだけになってしまい、いずれはどこに置いたのか分からなくなり、捜索に時間を取られることになります。
・定量とは
定量は、必要以上は持たないことで、数量を明示しておくと無駄なものを持たなくなるので身軽になります。
身軽になる事で次の作業への切り返しが早くなるので、効率かつスムーズに実行できます。
これらの整理整頓術は、個人でもかなりの効果のある整理整頓ですが、事務所戦隊に広げることができれば確実に効果が出ます。
もちろん初めは大変ですが、しばらくすると驚くほど効率の良い綺麗な事務所になるはずですので、立場に応じて机から全体まで実施いただければと思います。
お読み頂きありがとうございました。
