仕事を効率的にこなす為の2つの自作アイテム

 

おはようございます!

今回は僕が今まで働いてきた中で仕事を効率的に進める為のアイテムを公開します。

超簡単なものではあるのですが、社内でも意外とこんな事してる人いなかったのでよかったら有効活用してください。

内容は用紙2枚だけです。

データは基本的にPDFなので保存して印刷してくださぁ~い!

なお、スマホやアイフォンから印刷するなら、セブンイレブンの「マルチコピー」のアプリがオススメです。

簡単に印刷できます。

用意するもの

・印刷代(セブイレのコピーで1枚10円、原稿さえできれば会社で印刷可)

・バインダー(A4サイズ)開くものではなく、一枚状の物である事

・クリアファイル(A4サイズ)

【予定表】

【今日の課題表】

「予定表」と「今日の課題表」は上記から保存してください。(PDF形式)

 

仕事の「予定表」は紙1枚が楽

よくメモ帳などに予定を記入していましたが、これが結構邪魔くさいですよね。

ですので、僕はパッと見れるようにする為にA4の用紙1枚を用意してそれに記入するようにしています。

・用紙の「月」の欄に数字を記入

・曜日は毎日書くか、まとめて書く

・バインダーに用紙を挟み、上からクリアファイルを挟む

クリアファイルを挟んでおくと、紙をしわくちゃにならないように保護します。

保護シートみたいなもんですよね。

記入しておく内容は様々で、会議の予定とか食事会の予定とか、プライベートにも使えます。

プライベートと完全に分けたければ、もう1枚用意したりと柔軟性が効きます。

デメリットとしては、メモ帳などよりかはサイズが大きい為、扱いにくさはありますが、それを上回る効率性があります。

会社のデスクに置いておく方や、それなりのカバンをいつも持ち歩く方なら特に問題はありません。

パッとその月の全体を見て予定を確認できるので大変便利です。

何カ月かまとめて欲しいなら数枚コピーして挟んでおけば大丈夫です。

 

さらに細かくした「今日の課題」用紙

 

働く日常の中で仕事や物事を頼まれることも多いですよね。

そして日によっては一気に頼まれたりして、ついつい忘れてしまう事もありますよね。

「頼んでたアレ出来た?」

あっ!!!!!

って事何度もあるでしょう?

そういう時に忘れないようにとメモ用紙にメモを取ったりするんだけど、そのメモを無くすという負の連鎖におちる事が何度もありました。

それを解決する為に自作したのが簡単「今日の課題表」です。

まずは、上記より保存した用紙をご覧になって下さい。

「今日の課題」と「明日以降の課題」という欄があり、それ以外は題材が空白になっていますよね?

 

・今日の課題

これは「必ずその日にやらなくてはいけない事」を基本として記入します。

頼まれている事でもそうですし自分でやると決めた事も記入しておきます。

これを書いておく事で忘れる事を防げるのと、やる気の促進にもなります。

もし、全てを終わらして余裕があるなら明日以降の課題から、こっちへ記入しクリアしましょう。

クリアした課題達は、横線など引いてクリアしたとわかるようにします。

 

・明日以降の課題

これは「いついつまでに頼まれた課題」など明日以降でも間に合う課題を記入します。

例えば、来週の会議までに資料を作らなくてはいけない、等です。

人からの頼まれ事や自分でいつまでにと決めたのであれば、横に日付も書いておくとリミットがわかりやすいです。

 

・空白の欄

空白の欄は、自分の職種や仕事内容に合した題材で使用して下さい。

例えば、僕の場合だと以前管理職を行っていた事があったので、様々な業務がありました。

「在庫管理」や「資料作成」、「設備関連」などを入れてました。

「在庫管理」は、発注しなければならないものや、在庫が切れてしまっているものをぱっとメモるのに使用していました。

「資料作成」は、作成しなければならない種類の資料を分けて記入しておきました。

「設備関連」は少し特殊で、例えば食品工場に勤務していて、本来ならば購入する必要のある資材などを自社の社員たちで自作を行っていた時に使用していました。

例えば、廃材を加工し、水槽を作り上げたり、水道の動線を変更したりなど。

それに用意する細かい資材や、日程などをここへ記入します。

このように多種多様に使えるので、あなたのやりやすい様にアレンジしてみて下さい。

 

2つのアイテムを有効活用まとめ

この用紙を上記にあった予定表と同じバインダーに挟んでおくことで、予定表と照らし合わせる事が出来るのでさらに効率は上がります。

バインダーを手放せなくなりますが、バインダーを常に持ち歩いていると「仕事出来る人感」が出て印象良くなるんじゃないでしょうか?笑(個人的見解)

手作り感満載ですが、莫大な作業をこなすのに非常に助けられたアイテムでしたので、もしあなたが使えるようなら是非使用してみて下さい!

 

セブン-イレブンでスマホを活用した印刷方法

上記にも述べていた印刷方法ですが、スマホのアプリで印刷(PDF形式)できます。

「セブン-イレブンマルチコピー」というアプリを使えば簡単にできます。

 

お読み頂きありがとうございました。

 

 

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