女性がデスクワークで資料を用い仕事を円滑に行う為の整理整頓術!

 

私が妊娠し出産する前まで、営業事務職でデスクワークを行っていました。

デスクワークでは、何かとデスクが散らかってしまいがちなので仕事を行う上で整理整頓を日頃から心掛けるようにしていました。

ここでは、実際に私自身が行っていたデスクワークの仕事で仕事を円滑に行う為の整理整頓術をご紹介します。

 

整理整頓はひと目でわかるように

机の整理整頓術と言ってもさまざまな方法があると思いますが、一番心掛けていたのが、一目でどこに何があるのかが分かるようにしたという点です。

 

例えば、電話での問い合わせがあったとします。

その際に、資料を確認して対応しなければならない状況が生まれたとします。

この時に、何の資料がどこにあるのか分からないと、様々な所を開けて探す手間が発生します。

様々な所を探すことで、必ずと言っていいほど机が散らかってしまいます。

散らかってしまうと、その後、またその散らかったところを片付けなければいけません。

仕事が忙しい時にそのような作業を行っていると、時間のロスにも繋がるので非常にもったいない時間を過ごすことになります。

また、仕事の効率も悪くなってしまいます。

 

作業の補助を行う効率化の方法

整理整頓を行い、仕事の効率化を捗らせなくてはいけません。。

その為には、どこに何の書類があるのか一目で分かるようにインデックスを上手に活用しました。

また、クリアファイルを使用して、用途事に書類を分けて、取り出しやすくします。

さらには、必要でないものはすぐにその場その場で処分し、要らない書類や資料を溜めこまないように心掛けました。

 

ですので要点をまとめると

書類を用途ごとにクリアファイルへまとめ、簡易な本棚に並べる

・クリアファイルにインデックスを貼り、何の書類かをひと目でわかるようにする

・必要のない書類等はすぐに廃棄を行い、資料を溜めないようにする

 

それらのことを日々心掛けることで、仕事の効率がグっとアップし、仕事のロスを削減することに繋がりました。

 

整理整頓で表示化すると他者も嬉しい

また、自分がその場にいない場合や急にお休みしなければならない場合でも、どこに何があるのかが一目で分かるため、他の人が分かりやすい環境作りにも繋がりました。

その経験を生かし、現在でも家の中でも散らかりやすい書類関係を整理整頓することでスッキリとした収納を行うことができています。

 

家の中であれこれと毎回書類を探す手間も省け、散らかることがないのでデスクワークの仕事で実践していた整理整頓術を自分自身身に付けることができて本当によかったなと思っています。

 

仕事を行う上で、スムーズに作業を行える環境はとても大切です。

その環境を、仕事のしやすい環境にするのかしないのかは自分次第だと考えています。

 

毎日忙しく、仕事に追われているとなかなか整理整頓を後回しにしてしまいがちですが、少しの心掛けで仕事の効率が全然変わってきます。

少しずつでも、日々仕事のやりやすさや効率を考えながら自分が仕事がしやすい環境作りを心掛けてみて下さい。

 

お読み頂きありがとうございました。

 

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