よく使う言葉を自作メモやスタンプにして伝言を素早く伝える方法

 

同じ言葉の繰り返しに気づく

電話の取次ぎなどで「○○さんから電話があった」という用件をメモする機会って多いですよね。

他にも、書類を預かって渡すことが多く「ご確認よろしくお願いします」と付箋をつける機会が多い事もあります。

以前は、その都度新しい付箋紙に最初から書いていましたが、同じ文言を繰り返し書いていることに気付きました。

そこで、予め自作メモを印刷して用意しておき、日付と時間と名前だけ書いて済ませられるメモを作って置いておくことにしました。

 

自作メモの作り方

名前と日付、時間の欄は加筆できるようにスペースを空けておきます。

その下に電話があったことを伝える文言として多く使う「電話がありました」「折り返し電話をお願いします」「○日○時頃にもう一度電話をします」を書いておきます。

そうする事で該当する場所にチェックを付けるだけに短縮できますよね。

 

メモの応用でストレス軽減

具体的に用件を伝えたい時は空いているスペースに書くといったメモを作って用意したところ、書く時間の短縮に繋がり、ストレスも減りました。

また、伝言メモとしても使えるように「来社がありました」「また来社します」「○日○時ころにもう一度訪問予定」と言った項目も付け加えておき、総合的な伝言メモとして活用できるようにしました。

 

スタンプの活用

メモを作成しておくことの他に「ご確認お願いします」「確認済み」など至急連絡が欲しい場合もあるので「至急」と印字されたスタンプを用意しました。

伝言を受ける際に「急ぎで」と言われることも多いので、急ぎの場合は特にメモが目立つようにスタンプを押すだけで対応できるようにしました。

付箋紙にいちいち「ご確認お願いします」と書く手間を省けるように、予めスタンプを作っておきそれを付箋紙に押すだけにすれば、書く手間と時間の短縮になり業務が楽になりました。

急いでいる時に慌ててしまい、メモを書く時に間違えたりなど失敗してしまうことも多かったですが、いつも書く文言を予めメモやスタンプを作っておいたことで、書く時間を省けて、メモを渡すときにスムーズに渡せるようになりました。

 

普段から意識する事で繁忙期にも効果を発揮する

メモを書くという行為は単純ですが、件数が多くなったり、繁忙期になると電話を受けることも多く、周囲が忙しいので伝言を受けることも増えます。

いつも使う文言をメモやスタンプとして用意しておくことでスムーズに作業が行えます。

私の使用感としては、自分で一から書くこともなく、用件が明確に分かりやすく残せることができているので、今では無くてはならないアイテムとなって活躍しています。

相手が伝言を受け取りやすくするには、正確に情報を伝えることです。

正しい情報を分かりやすく伝えるために、自分でイチから考えてメモを作るよりも予めメモやスタンプを用意しておいたことで必要な情報を適確に伝えられ、伝言が伝わりにくい、何が言いたいのか分からないと言われることも減りました。

ぜひご活用ください。

 

お読み頂きありがとうございました。

 

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